Dobro je poznato da loša komunikacija ima negativan utjecaj na organizacije. Prema istraživanju “Trošak loše komunikacije” koje navodi Društvo upravljanja ljudskim resursima, anketa koja je obuhvaćala 400 tvrtki sa 100 000 zaposlenika pokazala je da je svaka tvrtka godišnje u prosjeku izgubila 62,4 milijuna USD zbog neadekvatne komunikacije sa zaposlenicima i između njih. Unatoč tome što nisu obuhvaćene anketom, ni male tvrtke i organizacije nisu otporne na utjecaj nedostatka komunikacije.
S obzirom da zaposlenici u manjim tvrtkama vjerojatno imaju više uloga i djeluju na više strana od zaposlenika u velikim organizacijama, jasna komunikacija od ključne je važnosti za malu tvrtku.
Kvalitetna komunikacija sa zaposlenicima vodi zadovoljstvu, dodatnom angažmanu i produktivnijim zaposlenicima, te boljim financijskim rezultatima organizacije.
Bez obzira da li je potrebno komunicirati lošu situaciju pa je važno poznavati krizni management ili možda uprava razmišlja o izlasku na strana tržišta, što također predstavlja utjecaja zaposlenike, jer možda će neki morati više putovati, a neki i preseliti u drugu državu, važno je KOMUNICIRATI i dati informaciju.
Interna komunikacija
Da bi interna komunikacija bila efikasna i kvalitetna, ona mora biti:
- pravovremena,
- vjerodostojna,
- sažeta,
- razumljiva,
- nedvosmislena i
- transparentna.
Zaposlenici moraju razumijeti strategiju i ciljeve organizacije, mora im biti definirana misija i vizija organizacije. Također, moraju se osjećati vrijedno, pouzdano i moraju imati osjećaj da doprinose i da ih se sluša. Moraju znati kako će njihov rad doprinijeti ostvarenju zadanih ciljeva, te na koji način će se on vrednovati i nagraditi. Važno je i da dobiju informacije o mogućnostima edukacije i razvoja karijere, kratkoročnim i dugoročnim planovima i ciljevima, te tržišnoj poziciji tvrtke.
Komunikaciju je važno planirati i osigurati zaposlenicima TOČNE informacije o pitanjima koja ih se tiču i to iz izvora kojem mogu vjerovati. U suprotnom prevladava neformalna komunikacija, koja također ima svoju važnost, jer je u nedostatku formalne jedan od najuobičajenijih načina na koji se informacije i znanja prenose među zaposlenicima.
Menadžer ne smije dopustiti da zaposlenik sazna važne novosti o organizaciji od vanjskih izvora.
Dva su moguća načina širenja vijesti – hijerarhijski i digitalni.
U hijerarhijskom modelu menadžeri s vrha organizacije obavještavaju svoje zaposlenike. Nedostatak ovog načina komunikacije je zastoj, čekanje dok informacije dođu do svih zaposlenih i ograničena povratna informacija.
Digitalni način je način u kojem organizacije kreiraju brz, interaktivan i pouzdan kanal kako bi informirali sve zaposlenike. U ovom načinu je potrebna kombinacija vještina, tehnologija i procedura kako bi se stvorilo povjerenje i transparentnost. On omogućava organizacijama da imaju kontrolu nad porukama koje šalju, kako ne bi došlo do zasebnih interpretacija.
Funkcije interne komunikacije
Osnovne funkcije komunikacije u organizaciji su: kontroliranje, motiviranje, emocionalno izražavanje i informiranje. Kontroliranje se odnosi na standardnu razinu kontrole nad članovima organizacije, motiviranje na stimuliranje zaposlenika i feedback, emocionalno izražavanje na omogućavanje izražavanja osjećaja zaposlenika u socijalnoj interakciji, a informiranje na prijenos podataka potrebnih za odlučivanje.
Uspješna interna komunikacija važna je i za:
- Odnos između menadžmenta i zaposlenika – menadžment mora zaposlenicima jasno objasniti što se od njih očekuje
- Motivaciju i jačanje morala zaposlenika – pohvale i nagrade zaposlenicima za dobro odrađen posao
- Povećanje produktivnosti
- Za zaposlenike – davanje feedbacka, komentara, prijedloga
Sukladno svemu navedenom, komunikacija unutar tvrtke izrazito je važna, te prema tome možemo i odgovoriti na pitanje u naslovu. Da, uprava odnosno menadžment bi trebao zaposlenicima otkrivati svoje planove. Tome svjedoče i sljedeći podaci. Studija Towers Perrin koja je zaključila da uključivanjem radnika profit tvrtke može porasti i 19% u usporedbi s tvrtkama s niskim postotkom uključenosti radnika. Prema rezultatima istraživanja konzultantske tvrtke Watson Wyatt, tvrtke s visokom uključenošću zaposlenika imaju 26% višu produktivnost radnika, privlače bolje stručnjake u svoje redove te imaju stabilnije poslovanje.
Do koje razine će menadžment uključiti zaposlenike i otkriti svoje planove ovisi o organizacijskoj strukturi, veličini organizacije, profilu menadžmenta i slično.
No, kao što je navedeno, bitno je da zaposlenici znaju ciljeve organizacije, misiju i viziju, kako će se ti ciljevi ostvariti, koja je njihova uloga u svemu tome, kako će se njihov rad vrednovati i nagraditi. I da važne stvari vezane za poslovanje organizacije saznaju od menadžmenta, a ne vanjskih izvora.
Pripremio: Marko Oskoruš za mentorica.biz